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关于印发《浙江财经大学财务报销暂行规定》的通知

关于印发《浙江财经大学财务报销

暂行规定》的通知

各部门、各单位:

《浙江财经大学财务报销暂行规定》已经学院党委会讨论通过,现予以印发,请遵照执行。

附件:1.行政教辅部门经费报销基本流程

2.级学院(含体军部、成教学院)部门经费报销基本流程

3.“一支笔”审批人授权书

4.授权委托书

5.关于项目负责人调整的通知

6.过期票据审批单

7.大额现金报销审批单

8.经费管理文件一览表

9.经费管理文件摘录

二○一一年一月十八日

浙江财经大学财务报销暂行规定

第一章

第一条 为加强财务管理,规范财务报销程序,明确财务报销手续,维护学校会计信息的真实性、可靠性和完整性,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校财务制度》及国家有关财经法律法规,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法的适用范围为校本级日常报销业务。成教学院的报销参照本办法执行。

第三条 本办法的适用对象为纳入学校账户管理的预算口径非人员类经费,包括部门经费和项目负责人经费。部门经费指以二级学院、行政教辅、科研院所等部门为单位管理及使用的经费,如部门包干经费、部门专项业务经费、部门其他业务经费等;项目负责人经费指以教职员工、学生等项目负责人为单位管理及使用的经费,如课题经费、科研资助经费、大学生科技创新经费等。基本建设支出管理办法另行制定。

第二章 报销基本程序

第四条 经济业务事项结束时,业务经办人员应填制或取得合法、有效原始凭证。

第五条 经办人对取得的原始凭证按第四章的标准分类整理并填制报销单据,与出差有关的票据填写旅差费报销单,其他票据填写报销汇总单,其中单张原始凭证在500元及以上的须单独审批,不得并入汇总单。

第六条 经办人在每张原始凭证背后签注姓名,并将整理好的原始凭证递交经费审批人审批。经办人签名时,应当书写全名,不宜采用简写或其他无法识别方式书写。

第七条 经费审批人需认真审核经济事项,签署审批意见并注明经费列支渠道。审批人签名时,应当书写全名,不宜采用简写或其他无法识别方式书写。

第八条 经办人携带有效经费卡、经审批的原始凭证、报销汇总单据及其他需要事先办理的相关手续(具体见第四章的相关规定)到财务处报销。报销基本流程详见附件1、附件2。

第三章 报销审批权限

第九条 部门经费实行部门“一支笔”审批制度。各部门可指定领导班子成员之一为“一支笔”审批人,但各部门行政正职或主持工作的行政副职是本部门财务收支的当然责任人,即使其不是“一支笔”审批人,依然对本部门的经济事项负主要责任。

第十条 每一聘期初始,各部门均须根据部门行政领导聘任情况,出具“一支笔”审批人授权书(见附件3),并递交财务处作为“一支笔”调整的依据。因特殊原因变更“一支笔”审批人的,各部门须重新出具授权书,并作出合理的书面说明。

第十一条 “一支笔”审批人外出或其他原因无法审批的,可以授权他人审批,但应出具授权委托书(见附件4),注明无法审批的原因、代理审批人、代理审批范围、代理审批时限及其他需要特别说明的事项。授权委托书应有原审批人、代理审批人的签名字样,同时加盖部门公章。授权审批责任由授权人与受托人共同承担。授权委托书自送达财务处之日起生效。受托人在受托期间不得再次授权。

第十二条 行政教辅部门经费中,除处长(主任、部长)基金或预算中指定的接待经费外,其余经费不得列支招待费及劳务费;飞机票及旅行社开具的发票,不论金额大小,均需由分管校级领导审批签字。

第十三条 项目负责人经费实行项目负责人审批制度。项目负责人的设立与变更以各管理归口职能部门下达的文件或通知为准(变更时需根据附件5出具相关通知)。各项目负责人对本项目的经济事项负主要责任。项目负责人经费审批人不得授权。

第十四条 各级各类学科(含基地)建设、专业建设、课程建设与团队建设等项目负责人经费实行“一支笔”互签制度。即报销时由项目负责人签字后,还需要由项目学科归属所在二级学院经费审批人(即“一支笔”)会签后才能报销。若二级学院经费审批人本人为项目负责人的,由二级学院指定一名本部门其他领导会签。

第十五条 “一支笔”及项目负责人自身发生的费用实行交叉审批制度。“一支笔”自身发生的费用,由部门指定一名本部门其他领导审批。项目负责人自身发生的费用,由项目负责人所在二级学院(或部、处、室)“一支笔”审批,若项目负责人本人为“一支笔”的,由二级学院(或部、处、室)指定一名本部门其他领导审批。

第十六条 部门经费大额支出实行分级审批制度。行政教辅部门单笔支付金额在5万元(含)至20万元的,由分管校级领导审批支付;20万元及以上的由分管财务校级领导审批支付。二级学院单笔支付金额在1万元及以上的须由学院党政联席会议审议通过,审议结论由学院办公室负责记录并存档,报销时需附相关记录复印件。

第四章 报销主要内容

第十七条 办公费的报销。办公费指购买不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出,具体包括办公用品、文化用品、报刊杂志订阅费、名片、刻章、冲印、饮用水等。报销办公费时,除发票上明确列明上述事项外,200元以上的办公或文化用品还需提供销售方出具的明细清单(如电脑小票等),手工填开的明细清单需加盖销售单位公章。

第十八条 资料讲义版面费的报销。资料讲义版面费指零星资料讲义的购置费、检索费以及版面费等,具体包括资料费、复印费、打印费、装订费、检索费、文本制作费、版面费、出版费等。出版费的报销需提供出版合同。

第十九条 印刷费的报销。印刷费指印刷方面的支出,具体包括各类学习手册、纪念册、宣传册、入学手册、票据等的印制等。3万元以上(含3万元)的印刷费报销,须提供印刷合同或样本清单,并在发票后简要说明印刷具体事由。

第二十条 咨询费的报销。咨询费指咨询方面的支出,具体包括各类招生、就业、项目管理、业务信息等的咨询等。3万元以上(含3万元)的咨询费报销,须提供咨询合同,并在发票后简要说明咨询具体事由。

第二十一条 邮电费的报销。邮电费指实际发生的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及传真费、电话费、宽带费、信息使用费等。以定额充值发票报销的电话费,单次报销总额不得超过1000元。

第二十二条 交通费的报销。交通费指实际发生的市内交通费、包车费以及与所乘坐交通工具有关的燃料费、过路过桥费、停车费、维修费、保险费等。市内交通费的报销以乘坐不同出租车且在不同时间所取得的机打票据为准,联号出租车票不予报销;包车费的报销需注明包车的起止时间和具体事由。

第二十三条 差旅费的报销。差旅费指工作人员调研、探亲、面试、学习、开会等期间发生的飞机票、车船费、住宿费、会务费、住勤补贴等相关费用。差旅费的报销需如实填写旅差费报销单,并简要说明出差事由。探亲、面试、学习等发生的差旅费用由人事处审核后报销,会务费的报销需提供会务组织方盖章的会议通知原件或复印件。出差票据的填列原则上应做到出差地和到达地首尾相接,无法做到上述要求的应做出合理解释。与出差有关的其他规定另行下发。

第二十四条 出国费的报销。出国费指符合中央或省有关因公出国(境)管理规定,已纳入年度因公出国(境)预算管理的各类出国考察、学习、交流团队人员所发生的旅费、住宿费、伙食补助费、杂费等支出。部门经费中报销出国费,须提供因公出国(境)批文及相关费用结算单据;项目负责人经费中报销学术性出国费,须由相关职能部门审核,分管校级领导审批。

第二十五条 维修费的报销。维修费包括设备、房屋建筑物、公共设施、室内装修、网络系统等的维修费。1万元以上(含1万元)的维修费报销,须提供维修计划、维修合同、经维修主管部门审核确认的维修结算清单、验收报告、审计报告或由审计部门会签。

第二十六条 租赁费的报销。租赁费指租用办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的支出。报销租赁费时,须提供租赁合同,按合同确定的时间、方式和金额结算。

第二十七条 会议费的报销。会议费指由我校相关部门或项目组负责组织召开的各类会议所发生的场地租用费、房租费、伙食补助费、文件资料印制费等。报销会议费时,须提供会议通知、会议经费预算、会议议程、到会人员签到表及其他与会议有关的各项手续等。符合政府采购规定的会议应上报资产管理处办理相关政府采购手续。

第二十八条 培训费的报销。培训费指由我校相关部门或项目组自行组织或参加外单位组织的各类培训项目。自行组织的培训包括新聘人员培训、辅导员培训等;参加外单位组织的培训包括教师资格培训、专业技术人员后续教育培训、职业技能培训等。自行组织的培训,报销时须提供培训通知、培训经费预算、培训日程安排、培训人员签到表及其他与培训有关的各项手续;外出参加培训的,报销时须提供培训通知。

第二十九条 公务接待费的报销。招待费指按规定开支的各类接待费用,具体包括餐费、礼品、日用品、门票、旅游费、无清单的限额以上办公用品等。服装、鞋帽、眼镜、化妆品、玩具、乐器、厨房用品等私人用物品不得报销。

第三十条 专用材料费的报销。专业材料费指不满足固定资产购置标准,或容易发生损耗的日常专用材料支出,具体包括墨粉、硒鼓、专用纸张、插线板、灯泡等以及标准以下的移动硬盘、内存条、实验室用品、消耗性体育用品等。单价超过200元或总价超过2000元的专用材料报销需事先到资产管理处办理入库手续,凭注明“材料已入库”字样的发票、材料清单报销。

第三十一条 劳务费的报, , 销。劳务费包括临时用工劳务费、外聘教师酬金、, , 科研劳务费、评审费、讲座费、专家费(含特聘教授费用)及其他劳务费。除有特别规定外,劳务费的发放应当纳入薪酬系统管理,并通过银行转账形式支付。个别零星小额现金发放的劳务费凭领付款凭证、劳务费发放清单报销。劳务费应由本人签字领取,本人无法领取的,可由他人代领,但一人代多人领取时,被代领人数最多不得超过3人。应当发放劳务费的不得以发票冲抵。

第三十二条 委托业务费的报销。委托业务费指因委托外单位办理业务而支付的相关费用。委托业务费报销时,应提供委托合同。

第三十三条 宣传广告费的报销。宣传广告费指购买宣传用品以及在报刊、杂志、网络、电视、宣传栏等媒介上发布的各类宣传及广告信息所发生的费用等。报销宣传广告费时,须提供宣传广告合同及样本,并在发票后简要说明宣传广告具体事由;宣传用品的报销参照办公用品的相关规定。

第三十四条 会员费的报销。会员费指参加各种学术团体而支付的团体会费或个人会费。团体会费以期初校内预算核定的学术团体为准,报销时需提供会费缴纳通知。

第三十五条 学生活动费的报销。学生活动费指按规定用于学生活动的各项支出。学生活动开展之前,需编制经费支出预算,并取得归口管理部门,包括研究生处、学生处、团委或二级学院学生管理部门的批复。学生活动费的开支应严格控制在经费预算批复额度之内。报销时,原则上须提供活动组织文件、经费支出预算批复文件等,活动用品的报销参照办公用品的相关规定。

第三十六条 固定资产的报销。固定资产包括非图书类固定资产(确认标准以资产处文件为准)和图书类固定资产。非图书类固定资产均需办理固定资产验收及入库手续;图书类固定资产在二级学院部门经费、图书馆图书采购相关经费以及各级各类学科(含基地)建设、专业建设、课程建设与团队建设等项目负责人经费中报销时,需办理图书资料入库手续。

第三十七条 医疗费的报销。医疗费指在医疗保险基金开支范围以外,按规定应由单位负担的在职职工医疗补助、离休人员医疗补助和退休人员医疗补助以及子女统筹医疗补助、学生医疗费等。在职及离退休人员医疗费由医务室负责初审,经校公费医疗领导小组办公室审核,报校公费医疗领导小组审批后报销;子女统筹医疗补助由人事处负责审核;学生医疗费由后勤负责审核及报销。重大疾病医疗费报销根据《关于印发浙江财经大学教职工重大疾病医疗费借款及补助办法的通知》(浙财院[2005]232号)文件精神执行。

第三十八条 其他费用的报销。其他费用指未列入上述大类的其他零星费用支出,依照真实性、合理性原则报销。

第五章 其 他

第三十九条 发票管理规定。

(一)经办人提供的发票应当符合以下基本要求

1、具有税务监制章或财政监制章、完整的发票代码和号码,并加盖出票单位公章(或发票专用章,或财务专用章)。

2、票面内容书写完整,包括填制凭证的日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价及金额等。

3、采用复写方式,并以发票联为基本报销凭据。

4、大写与小写金额相符。

5、无涂改、挖补、字迹不一致等现象。

6、无特殊情况,不得出现连号或故意拆分等情况,如有连号,将视同一项经济业务合并计算。

7、发票记载内容有误,退回原出票单位更正的,更正处应加盖原出票单位公章。

(二)无法取得正式票据且金额不超过100元的小额支出,按规定格式填写无据支出证明,由经手人与审批人签字后,视同有效发票。特殊情况下由财务处负责人或分管财务校级领导审批。

(三)发票遗失等,原出票单位提供存根联复印件且复印件上加盖出票单位公章(或发票专用章,或财务专用章)的,视同有效发票。

(四)非杭州本市或项目经费来源地以外的发票报销,应当提供支出合理证明。

(五)发票应当及时报销,原则上当年度的发票当年度核销。鉴于年终结账及假期因素,发票的最迟报销期不超过次年6月30日。如遇出国、读博等特殊情况无法及时报销的,需填写过期票据审批单(见附件6),由财务处负责人审批后报销。

(六)单次报销时,原始发票总张数一般不得超过50张,但部门汇总报销不受此限制。

第四十条 报销审核规定。

(一)经办人对经济事项、原始凭证的真实性、合法性负责;审批人对经济事项、原始凭证的真实性、合法性负连带责任。

(二)财务处业务审核人员审核过程中可以行使以下权利

1、对记载不准确、不完整的发票有权退回,或要求更正、补充相关手续;

2、对不符合规定的原始凭证,如非经费审批人签署的原始凭证、无效代理审批人或代理审批人超时限或超范围签署的原始凭证等,有权不予受理;

3、对严重违反财经法律、法规及相关各项规章制度的经济事项,有权制止和纠正;制止和纠正无效的,可以向纪检监察部门直至校级领导报告,请示处理。

第四十一条 支付管理规定。

(一)现金管理规定。

1、对公业务一般采用转帐支票或电汇方式支付。

2、特殊情况下的大额现金报销,须履行附加审批手续(审批单见附件7)。其中单张发票在3000元(含)至10000元的,由会计主管审核、财务处副处长审批后报销;单张发票在10000元(含)至50000元的,由会计主管审核、财务处处长审批后报销;单张发票在50000元及以上的,由会计主管初审、财务处处长复核,分管财务校级领导审批后报销。

如提供支出发生时的银行转账或银行(邮局)汇款流水记录,可有助于大额现金报销审批。

3、报销总额在3000元以上的现金支付,经办人须在报销前一个工作日上午11:30时以前预约,预约日未报销的需重新预约。

4、公务卡推行后,将依据《浙江省省级单位公务卡管理办法》对校内现金管理作进一步修订。

(二)转帐(或电汇)管理规定。转帐(或电汇)的款项,需提供完整的信息,包括对方单位名称、开户行名称、开户行账号、主要用途等。

第四十二条 报销人员规定。

到财务报销大厅报销的人员与经办人一般应当是具有事业编制的在册在岗人员或参照事业编制工资待遇的人事代理、人才派遣人员。下列两种情况例外:一是有足够的证据表明项目参与者的身份(如课题组成员等),非上述范围内人员可作为经手人,但依旧不能作为报销人;二是研究生培养经费、大学生科技创新经费、学生负责的课题等与学生直接相关的经费,可视情况由学生作经手人与报销人。

第四十三条 报销时间规定。

财务报销基本时间为每周正常工作日。为了保证稽核、对账、预决算等工作的如期完成,每周五下午、每月最后一个工作日不对外报销,年度报销截止时间为每年12月20日左右(具体时间以省直机关会计核算中心当年通知为准)。

第四十四条 报销范围规定。

各类经费卡的报销范围以各管理归口职能部门下发的相关管理办法为准(见附件8、附件9),若各管理归口职能部门相关管理办法有调整的,以新办法为准。

第六章 附 则

第四十五条 本规定由财务处负责解释。

第四十六条 本规定自下发之日起试行。

主题词:财务 报销 规定

浙江财经大学院长办公室 2011年1月18日印发

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